Muziek, activiteiten, eten en een grote braderie: tijdens De Toffeldagen staat het centrum van Culemborg twee dagen lang in het teken van ontmoeting en gezelligheid. Maar achter het evenement zit een groter doel. De organisatie wil Culemborgers met elkaar verbinden en hen steeds meer betrekken bij wat er in hun eigen stad gebeurt.
”De Toffeldagen is een evenement voor en door Culemborgers. Wij streven ernaar alle Culemborgers door middel van dit evenement met elkaar te verbinden”, vertelt Ilona van Steijn, evenementcoödinator van De Toffeldagen.
Van publiekskeuze naar groeiend evenement
De oorsprong van De Toffeldagen ligt bij een wedstrijd van de gemeente Culemborg voor een evenement in de stad. Drie projecten werden genomineerd, waarna het publiek uiteindelijk De Toffeldagen koos.
Inmiddels zit de derde editie erop en wil de organisatie het evenement steeds verder laten groeien. Niet alleen door het programma uit te breiden, maar ook door samenwerkingen aan te gaan met andere organisaties in Culemborg.
Het doel is dat steeds meer inwoners zich betrokken voelen bij De Toffeldagen en zelf kunnen aangeven wat zij graag tijdens het evenement terugzien. Zo zette de organisatie onder andere een enquête uit om Culemborgers mee te laten denken.
”De Toffeldagen moet echt een evenement voor en door Culemborg worden, waarbij iedereen iets kan en mag bijdragen. Voor de nieuwe editie zoeken we daarom ook actief de samenwerking op”, licht Ilona toe.
Culemborgers bereiken waar zij lokaal nieuws volgen
Om het evenement onder de aandacht te brengen, sprak de organisatie met verschillende uitgevers in Culemborg. Uiteindelijk viel de keuze op Kontakt Mediapartners.
”Het aanbod van Het Kontakt was voor ons het meest doeltreffend. Omdat wij Culemborgers willen informeren en bereiken, hebben we het meeste aan een krant die in Culemborg goed wordt gelezen. En dat wordt de Culemborgse Courant zeker! Daarnaast kregen we een mooi aanbod met artikelen op de sociale media en een sfeerverslag achteraf. Allemaal passend binnen ons doel”, vertelt Ilona.
Vervolgens gingen De Toffeldagen en Kontakt Mediapartners samen aan de slag met de communicatie rondom het evenement. Er werd een speciale Krant-in-Krant ontwikkeld en er werd een socialmediacampagne ingezet om het evenement onder de aandacht te brengen bij de inwoners van Culemborg.
Van artiesten tot activiteiten
In de aanloop naar het evenement draaide de communicatie om meer dan alleen de datum. De inwoners van Culemborg moesten ook weten wat ze tijdens De Toffeldagen konden verwachten.
Het programma, de artiesten en de verschillende activiteiten werden daarom onder de aandacht gebracht. Kontakt Mediapartners hielp de organisatie om de communicatie vorm te geven en gedurende de campagne zichtbaar te blijven.
”We waren aan het begin wat zoekende naar hoe we dit het beste konden opbouwen. Uiteindelijk heeft Het Kontakt ons hier goed in begeleid en stonden we voortdurend goed in de schijnwerpers.”
Volgens Ilona werkte vooral de persoonlijke begeleiding prettig.
”De communicatie was persoonlijk, direct en begeleidend. We werden goed geïnformeerd en er werd op alle fronten meegedacht. We hadden goed contact met alle betrokkenen en Kontakt Mediapartners heeft ons ontzettend goed geholpen om mooie content te kunnen plaatsen.”
Een eigen Krant-in-Krant voor De Toffeldagen
Een belangrijk onderdeel van de communicatie was een speciale Krant-in-Krant (KIK) die volledig in het teken stond van De Toffeldagen.
De KIK bestond uit acht pagina’s: vier redactionele pagina’s en vier advertentiepagina’s. Vlak voor het evenement viel deze bij de inwoners van Culemborg op de mat. In de uitgave kwam alle informatie rondom het evenement samen, zodat inwoners konden lezen wat er tijdens het weekend te doen was.
Juist bij de totstandkoming van deze uitgave bleek de samenwerking waardevol. Door het ontbreken van eigen deskundige vrijwilligers kon de organisatie de vormgeving niet goed zelf verzorgen. Kontakt Mediapartners nam dit onderdeel over.
”De vormgeving werd voortreffelijk opgepakt. Daarmee kregen wij een enorm mooi ontwerp in handen, precies wat wij zochten.”
Ook tijdens de verdere uitwerking werd actief meegedacht.
”Kontakt Mediapartners heeft op alle fronten meegedacht en meebewogen, zodat er continue aandacht aan het evenement werd gegeven en er een mooie Krant-in-Krant tot stand is gekomen.”
Ilona vat Kontakt Mediapartners dan ook samen in twee woorden: meedenken en professioneel.
Ook online zichtbaar in Culemborg
Naast de zichtbaarheid in de Culemborgse Courant werd een socialmediacampagne ingezet rondom De Toffeldagen. Daarmee werd ook online aandacht gevraagd voor het evenement en voor wat bezoekers konden verwachten. De verschillende communicatiemiddelen vulden elkaar zo aan in de aanloop naar het evenement.
Dat de communicatie werd gezien merkte de organisatie ook aan de reacties vanuit de omgeving.
”We hebben teruggekregen dat we regelmatig in de krant te zien waren met leuke stukjes. Ook werd er gereageerd op de socials, wat aangeeft dat het gelezen werd.”
Een mooie opkomst en lessen voor de volgende editie
Voor de organisatie was het belangrijkste resultaat dat inwoners op de hoogte waren van De Toffeldagen: ze wisten dat het evenement plaatsvond, wanneer het was en wat er ging gebeuren.
De organisatie kijkt daarnaast terug op een mooie opkomst van bezoekers.
Tegelijkertijd leverde deze editie een belangrijk inzicht op voor de toekomst. De communicatie kwam dit jaar relatief laat op gang. Voor de volgende editie wil de organisatie daarom eerder beginnen.
”We willen dit voor 2027 verbeteren door eerder te starten en een planning te maken. Zo kunnen we de communicatie beter opbouwen, zodat echt heel Culemborg weet dat De Toffeldagen eraan komen.”
Samen vooruitkijken naar de volgende editie
De samenwerking tussen De Toffeldagen en Kontakt Mediapartners eindigt dan ook niet bij deze editie. De eerste gesprekken over de toekomst hebben inmiddels al plaatsgevonden.
Voor de volgende editie willen beide partijen eerder om tafel om de communicatie uit te stippelen. Zo kan er gedurende een langere periode worden toegewerkt naar het evenement en kan de bekendheid verder worden opgebouwd.
Volgens Ilona zit de kracht van de samenwerking bovendien niet alleen in wat er tijdens het project gebeurt, maar ook in het meedenken daarna.
”Zeker als er mensen in Culemborg bereikt moeten worden, zou ik Kontakt Mediapartners aanbevelen. Daarnaast is er ook een aftercare, waarbij alvast wordt meegedacht voor de toekomst. Daarmee is het een complete dienst die je afneemt.”
Over een vervolg bestaat dan ook geen twijfel.
”Absoluut! We hebben al gesprekken gehad voor de toekomst en die zullen nog meer volgen, om alvast een route uit te stippelen voor volgend jaar. Wij zullen zeker de samenwerking met Het Kontakt weer aangaan”, vertelt Ilona.
De ambitie voor de komende jaren is duidelijk: De Toffeldagen verder laten groeien als een evenement waar Culemborgers niet alleen naartoe komen, maar waar zij ook zelf over meedenken en aan bijdragen. Met een eerdere start van de communicatie wil de organisatie er in 2027 voor zorgen dat nog meer inwoners weten wat er in hun stad te gebeuren staat.
